Когда из компании уходит бухгалтер, собственник часто видит только одну проблему: нужно срочно найти нового человека. Но на практике риск обычно не в самой вакансии, а в том, что вместе с бухгалтером уходит понимание состояния учёта.

На первый взгляд всё может выглядеть спокойно: 1С есть, банк работает, отчётность вроде сдавалась, документы где-то лежат. Но через несколько недель выясняется, что часть первички не закрыта, требования от налоговой пропущены, зарплатные налоги посчитаны не полностью, а новый бухгалтер не понимает, с какого места начинать.

Поэтому первые 48 часов после ухода бухгалтера лучше потратить не на хаотичный поиск замены, а на быструю диагностику.

1. Проверьте доступы

Первое, что нужно сделать, - убедиться, что у компании есть доступ ко всем системам:

  • 1С или другая учётная база;
  • клиент-банк;
  • ЭДО;
  • личный кабинет налогоплательщика;
  • операторы отчётности;
  • зарплатный проект;
  • кадровые документы;
  • архивы первичных документов.

Если доступы оформлены на личную почту бывшего сотрудника или привязаны к его телефону, это нужно срочно исправить. Компания должна контролировать свои данные сама, а не зависеть от одного человека.

2. Проверьте ближайшие отчётные сроки

Следующий шаг - календарь отчётности. Нужно понять, какие отчёты уже сданы, какие нужно сдать в ближайшее время и есть ли просрочки.

Проверьте:

  • налоговые декларации;
  • бухгалтерскую отчётность;
  • отчёты по сотрудникам;
  • уведомления и платежи по налогам;
  • требования от налоговой;
  • ответы на запросы фондов и контролирующих органов.

Даже если просрочка небольшая, лучше узнать о ней сразу. Так проще снизить последствия и выстроить план действий.

3. Сверьте банк, кассу и учёт

Очень частая ситуация: по банку деньги проходили, платежи делались, но в учёте операции отражались не полностью или с задержкой.

Минимально нужно проверить:

  • все ли банковские операции загружены в учёт;
  • нет ли неразнесённых платежей;
  • сходятся ли остатки по банку и кассе;
  • корректно ли отражены поступления от клиентов;
  • закрыты ли платежи поставщикам;
  • нет ли зависших авансов и долгов.

Если на этом этапе видны расхождения, значит новому бухгалтеру нельзя просто “продолжить вести учёт”. Сначала нужно понять, откуда возник разрыв.

4. Проверьте первичные документы

Первичка - это место, где часто прячутся будущие налоговые риски.

Проверьте:

  • акты;
  • накладные;
  • счета-фактуры;
  • УПД;
  • договоры;
  • закрывающие документы от поставщиков;
  • документы по основным средствам;
  • кадровые документы.

Отдельно стоит посмотреть, какие документы не подписаны, какие есть только в переписке, какие не загружены в ЭДО и какие не отражены в учёте.

5. Проверьте зарплату и сотрудников

Зарплатный блок нельзя оставлять “на потом”. Ошибки по сотрудникам быстро превращаются в долги, жалобы и претензии.

Нужно понять:

  • начислена ли зарплата;
  • уплачены ли налоги и взносы;
  • корректны ли кадровые документы;
  • есть ли больничные, отпуска, увольнения;
  • нет ли долгов перед сотрудниками;
  • сданы ли отчёты по персоналу.

Если в компании больше 10-20 сотрудников, этот блок лучше проверять отдельно.

6. Проверьте требования от налоговой

Иногда собственник узнаёт о требованиях только тогда, когда срок ответа уже прошёл. Поэтому нужно сразу проверить:

  • личный кабинет налогоплательщика;
  • оператора ЭДО;
  • почту, на которую приходят уведомления;
  • документы, которые бухгалтер мог сохранить локально.

Если требование есть, важно понять срок ответа, суть вопроса и какие документы нужно подготовить.

7. Не передавайте хаос новому бухгалтеру

Типичная ошибка - срочно нанять нового специалиста и просто передать ему базу. Но если база не проверена, новый бухгалтер получит не учёт, а набор неизвестных рисков.

Правильнее сначала сделать короткую диагностику:

  • что сдано;
  • что не сдано;
  • какие документы есть;
  • где расхождения;
  • какие сроки горят;
  • какие риски нужно закрыть первыми.

После этого уже понятно, нужен ли штатный бухгалтер, внешний аутсорс, восстановление учёта или точечная консультация.

Что делать собственнику

Минимальный порядок такой:

  1. Забрать и проверить доступы.
  2. Составить календарь срочных сроков.
  3. Проверить отчётность и требования.
  4. Сверить банк, кассу и учёт.
  5. Оценить состояние первички.
  6. Проверить зарплату и кадровые документы.
  7. Составить план восстановления или передачи учёта.

Главное - не ждать, пока проблема проявится сама. Чем раньше провести диагностику, тем проще снизить штрафы, сохранить документы и спокойно передать учёт дальше.

Как может помочь СБК

СБК помогает собственникам быстро понять реальное состояние бухгалтерского и налогового учёта: где срочные риски, что нужно восстановить, какие документы собрать и какой формат сопровождения выбрать.

Мы смотрим на задачу комплексно: бухгалтерия, налоги, финансы и право. Это важно, потому что проблема редко живёт только в одной декларации. Часто рядом есть договоры, сотрудники, платежи, требования, банки и управленческая отчётность.

Можно начать с короткого первичного разбора: 20 минут, 5 вопросов, дальше будет понятно, нужна консультация, диагностика, восстановление или регулярное сопровождение.