Пришло требование из налоговой: что делать в первый день

Телефонный звонок.

«Добрый день. Из налоговой пришло требование…»

Для многих руководителей уже этих слов достаточно, чтобы испортилось настроение. Одни начинают паниковать. Другие считают, что бухгалтер разберётся самостоятельно. И то, и другое — ошибка.

Получение требования из налоговой инспекции вовсе не означает, что компания нарушила закон или ей грозят серьёзные санкции. Требования направляются тысячам организаций каждый день. Многие из них связаны с обычными камеральными проверками, необходимостью представить документы или пояснения.

Главное — правильно отреагировать.

Шаг 1. Не паникуйте

Сам факт получения требования не означает, что компанию собираются привлечь к ответственности. Очень часто инспекция просит:

• представить документы;
• дать пояснения;
• подтвердить сведения, отражённые в декларации;
• предоставить информацию по конкретной сделке;
• устранить технические расхождения.

Во многих случаях вопрос решается без каких-либо негативных последствий.

Шаг 2. Узнайте, о чём именно идёт речь

Первый вопрос бухгалтеру должен быть не «Что мы нарушили?», а «Что именно просит налоговая инспекция?».

Важно понять:

• в рамках какой проверки направлено требование;
• какие документы необходимо представить;
• требуется ли дать пояснения;
• какой установлен срок ответа;
• кто уже занимается подготовкой материалов.

Шаг 3. Убедитесь, что срок ответа находится под контролем

Самая распространённая проблема — не содержание требования, а пропущенный срок. Даже если компания полностью права, несвоевременное представление документов или пояснений может повлечь штраф (п. 1 и п. 2 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 129.1 НК РФ, ст. 15.6 КоАП РФ).

Поэтому руководителю важно знать:

• когда требование получено;
• когда истекает срок ответа;
• кто персонально отвечает за подготовку документов;
• достаточно ли времени для их сбора.

И даже если у вас есть нарушение по срокам, всегда есть возможность снизить размер ответственности.

Шаг 4. Оцените масштаб ситуации

Не каждое требование одинаково. Одно дело — представить несколько документов. Другое — когда инспекция запрашивает большой объём информации за несколько лет или вопросы касаются крупных сделок. В таком случае есть законодательно установленные возможности увеличить срок ответа на требование, но подать соответствующее уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после получения требования.

Попросите бухгалтера коротко ответить на три вопроса:

• Насколько ситуация стандартная? Какие риски вы видите?
• Требуется ли участие руководителя или юристов?
• Нужна ли отсрочка?

Такой разговор занимает несколько минут, но позволяет правильно определить дальнейшие действия.

Шаг 5. Не подписывайте документы, не разобравшись

Иногда руководителю предлагают срочно подписать пояснения или пакет документов. Не стоит делать это автоматически. Уточните:

• кто подготовил ответ;
• все ли документы проверены;
• соответствует ли информация данным бухгалтерского учёта;
• нет ли противоречий с ранее представленными сведениями.

Шаг 6. Если документов не хватает — не скрывайте проблему

Бывает, что часть документов отсутствует. Например:

• не переданы предыдущим бухгалтером;
• утрачены;
• находятся у контрагента;
• ещё не подписаны.

Это не повод игнорировать требование. Гораздо правильнее своевременно предпринять действия по восстановлению документов и учёта. Попытка «переждать» почти всегда приводит к более серьёзным последствиям.

Шаг 7. Сделайте выводы

После подготовки ответа стоит задать себе несколько вопросов:

• Почему руководитель узнал о требовании только сейчас?
• Все ли подобные документы своевременно доводятся до его сведения?
• Есть ли в компании порядок контроля требований государственных органов?

Если ответ хотя бы на один вопрос отрицательный, значит необходимо совершенствовать систему внутреннего контроля.

Когда стоит привлечь независимых специалистов

В некоторых случаях лучше не ограничиваться силами внутренней бухгалтерии. Например, если:

• бухгалтер недавно сменился;
• требование касается крупных сумм;
• запрашивается большой объём документов;
• имеются разногласия с налоговым органом;
• руководство сомневается в правильности ведения учёта.

Свежий взгляд позволяет объективно оценить ситуацию, проверить полноту ответа и снизить вероятность ошибок.

Практический вывод СБК

Самая распространённая ошибка руководителей — узнавать о требованиях налоговой инспекции уже после того, как истёк срок ответа. Договоритесь с главным бухгалтером о простом правиле: каждое требование налогового органа должно быть доведено до руководителя в день его получения. Даже если вопрос кажется незначительным.

Руководитель не обязан самостоятельно готовить ответы. Но он должен понимать, какие вопросы возникают у контролирующих органов и какие риски могут повлиять на деятельность компании.

Вместо заключения

Получение требования из налоговой инспекции — это рабочая ситуация, а не повод для паники. Опасным становится не само требование, а отсутствие контроля за сроками, содержанием ответа и организацией работы внутри компании.

Когда руководитель своевременно получает информацию, бухгалтер грамотно организует подготовку документов, а при необходимости привлекаются независимые эксперты, большинство подобных вопросов решается спокойно и без серьёзных последствий.

Сильная система управления — это не та, в которой никогда не приходят требования из налоговой. Это та, в которой ни одно требование не становится неожиданностью для руководителя.

Для разбора требования, рисков и полноты ответа можно обратиться за налоговым консалтингом.

Нормативные ориентиры: порядок истребования документов ФНС России и действующая форма уведомления о невозможности представить документы в срок. Срок и порядок ответа зависят от вида требования; проверяйте их по самому документу.